Rejestry, ewidencje i archiwum

W Domu Dziecka w Chmielowicach przepisy kancelaryjno – archiwalne zostały określone w pozytywnie zaopiniowanej przez Archiwum Państwowe w Opolu

instrukcji kancelaryjnej, jednolitym rzeczowym wykazie akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt. Ten wewnętrznie obowiązujący akt normatywny określa sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów.

            W placówce prowadzone są następujące rejestry i ewidencje:

REJESTRY

1. Rejestr zarządzeń dyrektora placówki
2. Rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw
3. Rejestr skarg i wniosków
4. Rejestr aktów wewnętrznych
5. Rejestr odpłatności za pobyt wychowanka w placówce
6. Rejestr wypadków przy pracy
7. Rejestr wypadków wychowanków
8. Rejestr wydanych zaświadczeń BHP
9. Rejestr udostępniania informacji publicznej
10. Rejestr upoważnień do przetwarzania danych osobowych

EWIDENCJE

1. Ewidencja akt osobowych pracowników
2. Ewidencja akt osobowych wychowanków
3. Ewidencja wynikająca ze stosunku pracy
4. Księga meldunkowa
5. Księga druków ścisłego zarachowania
6. Księgi obiektów budowlanych
7. Ewidencja dochodów i wydatków

Informacje zawarte w rejestrach i ewidencjach udostępniane są zgodnie z ustawą z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) oraz  ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej    ( Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.).

            Akta archiwalne udostępnia się wyłącznie do celów służbowych wg obowiązujących przepisów za zgodą dyrektora placówki.

            Archiwum placówki ma status Składnicy akt i działa na podstawie Zarządzenia Nr 9/2011 Dyrektora Domu Dziecka w Chmielowicach z dnia 1 grudnia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt

            Osoba starająca się o wgląd dokumentów archiwalnych lub starająca się o duplikat dokumentów, musi złożyć podanie osobiście w placówce lub przesłać pocztą. Zainteresowana osoba otrzymuje odpowiedź na podanie – listownie bądź odbiera osobiście w placówce.